Access - baza na potrzeby pracy w małej firmie.

Witajcie!
Od pewnego czasu borykam się w nowym miejscu pracy z pomysłem, który sprawia mi nie mały ból głowy. Chciałbym sobie ułatwić pracę przy tworzeniu swojej bazy pod zakup produktów. Jest to drewno, 70% produktów, ale będą się pojawiać w przyszłości również inni dostawcy np. wkrętów, elementów plastikowych.

Mam firmę X z danymi adresowymi. Każda z firm posiada w swojej ofercie różne rodzaje drewna(świerk, sosna, modrzew, inny) w różnych kombinacjach. Do tego dochodzi rodzaj impregnacji(są 3 główne również występują w różnych konfiguracjach, środek impregnujący też bywa różny. Są jeszcze produkty i usługi, zazwyczaj jak firma wykonuję już jakąś usługę to może to wykonywać dla każdego produktu, ale jak znam życie to może być również w drugą stronę. Chciałbym również dodać tam kalendarz tak aby ustawić sobie datę następnego kontaktu z nie którymi firmami. Oraz kilka innych ale na razie mniej ważnych tematów.
Rozpisałem sobie na papierze co jest mniej więcej istotne, ale ciężko mi to przełożyć do formy cyfrowej. Mój umysł też ciężko to pojmuję.
Możliwe, że błędnie to rozumiem i za dużo sobie dodałem.
*Może macie jakieś pomysły?

*Może macie jakieś materiały gdzie mógłbym zaczerpnąć wiedzy?

*Jak wasze doświadczenia na takie tematy z waszej strony?

*Czy to ma sens z waszego punktu widzenia?

Na początek zastanów się jak chcesz aby wprowadzanie zakupów wyglądało od strony użytkownika czyli co poszczególnie należny wprowadzić bądź wybrać w formularzach plus ewentualne przypomnienia, notatki itp.Jak sobie to wszystko ułożysz w głowie/na papierze to wtedy można pomyśleć nad projektowaniem poszczególnych formularzy oraz bazy danych.Ważne jest abyś znał odpowiedź na pytanie: Po co Ci to rozwiązanie i jak sposób ma usprawnić dotychczasową obsługę?

Takie rozwiązanie pozwoli mi trzymać wszystkie dane poukładane w jednym miejscu.
Gdy będę musiał przedstawić moje poczynania to łatwiej mi będzie taką listę powiedzmy z 2 dni spotkań sformatować. Wysegreguje potencjalne firmy na tak / może / nie.
W pewien sposób jak o tym myślę to jest to forma ankiety zapisywanej w pliku w taki sposób aby łatwo było wybrać co mnie w danej chwili interesuje. Czyli jeżeli szukać będę w danej chwili firm handlujących świerkiem z dolnegośląska posiadające cechę A,B,C,F bez cechy X to wyskoczy mi wynik który mnie interesuje.

To teraz kwestia abyś przemyślał jakie funkcjonalności ma mieć rozwiązanie, którego potrzebujesz np. jak ma wyglądać proces wprowadzania danych (zakupów) - poszczególne kroki, dane niezbędne do raportowania itd.

Żebyś mnie dobrze zrozumiał bo nie wiem czy dobrze ja Ciebie rozumiem z wprowadzaniem zakupów. Od tego mamy program księgowy, tam mają się zgadzać cyferki pod względem optymalizacji kosztów. Dla mnie bardziej istotna jest ta nazwijmy to "humanistyczna" strona. Oczywiście jakieś cyfry będą się pojawiać ale na zasadzie, jaki termin płatności oczekuje kontrahent, jaki termin płatności ma teraz, ile oczekuje za produkt x a ile chciałby dostać za produkt y. Np. tak, żeby co kwartał przypomnieć sobie kto jest najtańszy a kto najdroższy w danej chwili.
Czy producent Z ma w ofercie karmnik za kwotę mniejszą od Y skonstruowany z drewna gatunku A, zaimpregnowany lub bez impregnacji.
Czy Państwo R sprzedają deskę o wymiarach X, poddana obróbce A , B , D.
Myślę, że te tabele z usługami, produktami, gatunkiem drewna mogą być z wartościami do zaznaczenia TAK/NIE ale nie wiem jak te tabele połączyć jakimś kluczem. Chyba, że ta ankieta będzie w formie jednej tabeli. A pozostałe dane w kilku różnych.

Dokładnie o tym samym mówimy czyli o definiowaniu procesu dla Twojego rozwiązania. Tylko Ty wiesz jak on obecnie wygląda, wiesz czego potrzebujesz i teraz musisz wymyślić jak ma wyglądać docelowo. Nie skupiaj się na ilością tabel i wartościami ale nad wymaganiami biznesowymi m.in. zakresem niezbędnych danych. Jak rozumiem to teraz na jakiejś podstawie np. faktura, zamówienie itp. są wprowadzane zakupy do systemu FK. Pytanie czy wszystkie informacje, których potrzebujesz są już w nim?
Jeśli tak to wystarczy się "dostać" do tych danych i stworzyć narzędzie do generowania raportów, których potrzebujesz.
Druga możliwość, że ich nie ma lub są częściowo. Wtedy tworzysz rozwiązania gdzie użytkownik wprowadza sam wszystkie dane lub cześć a reszta danych jest pobierana z systemu FK (dane między Twoim rozwiązaniem a systemem FK są łączone np. po numerze faktury).
Najważniejsze abyś:

1. dobrze zidentyfikował jakie dane są Ci potrzebne i jak je można uzyskać (pobrać z FK, wprowadzić)
2. zastanowił się nad modelem zasilania danymi rozwiązania do generowania raportów m.in. kto, jak często, na jakiej podstawie (pobranie danych z FK, faktura, zamówienie, rozmowa itd.)
3. jak te raporty mają być generowane np. poprzez wprowadzenie parametrów raportu, na stałe zdefiniowane, w jakiej formie tj. np. plik xls, csv.
4. to będzie dobry moment aby zastanowić się nad bardziej technicznymi aspektami np. właśnie baza danych i tu zapewne warto pójść w kierunku modelu relacyjnej bazy danych jak i sposobem dostępu do bazy danych.